Tips om jouw administratie te organiseren als ZZP’er

Vind je het al een uitdaging om je persoonlijke administratie op orde te houden? Wanneer je als ZZP’er aan de slag gaat, is het helemaal belangrijk om dit goed bij te houden. Anders krijg je het aan de stok met de belastingdienst. Ik ben een echte chaoot en dit was voor mij best een uitdaging. Inmiddels sta ik 1,5 jaar ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en kan ik zeggen dat ik eindelijk een soort van systeem heb gecreëerd voor mezelf. Ik zal je meenemen in mijn werkwijze.

Uren bijhouden en kilometer telling

Het is belangrijk dat je je uren bijhoudt. Als je minstens 1225 uur per jaar besteed aan jouw bedrijf, geniet je van vele aftrekposten. Helaas gaat dat voor mij nog niet op, omdat ik er nog in loondienst naast werk. Besteed je meer uur aan je bedrijf dan in loondienst? Dan kun je onder andere gebruik maken van de startersaftrek. Ik gebruik hiervoor een kleine mini agenda, waarin ik elke dag opschrijf wat ik heb gedaan en hoelang ik gewerkt heb. Dit kan uiteraard ook in Excel. Je kunt hierin ook de kilometers noteren die je bijvoorbeeld naar jouw klanten rijdt. Doe dit echt elke avond even, dan kost het je maar een minuut. Soms vergeet ik het en dan moet ik gaan bedenken hoeveel uur ik ook alweer heb gewerkt 2 dagen geleden. Niet handig en zo maak je onnodig fouten.

Inkoop facturen en jouw facturen

Het eerste jaar printte ik al mijn inkoop facturen en mijn eigen gemaakte facturen uit en deed het netjes in mappen. Op die manier hield ik overzichtelijk wat eruit ging en wat erin kwam. Sinds dit jaar houd ik het bij in Excel. Ik stop facturen direct in een mapje op mijn laptop en noteer het daarna direct in een Excel bestand. Veel overzichtelijker, je gebruikt minder papier en het is met 2 klikken uitgerekend. Ik zie nu in één oogopslag hoeveel ik in een kwartaal heb uitgegeven, wat ik heb verdiend en hoeveel BTW ik moet betalen. Met de omzetbelasting hoef ik het alleen nog maar over te nemen, waardoor deze aangifte mij maar 5 minuten kost. Easy peasy.

Heb je veel losse bonnen? Die kun je kwijtraken of de tekst vervaagd. Je kunt hier het beste direct een foto van maken en bewaren in het mapje van je inkoop facturen. Zo raak je niks kwijt. Zonde als je ergens de BTW niet van terug kunt vragen omdat je slordig bent geweest, toch?

Hoelang en waarom administratie bewaren?

Als particulier moet je je administratie 5 jaar bewaren. Als ondernemer is dit 7 jaar en sommige gegevens moet je zelfs 10 jaar bewaren. Dit komt omdat de Belastingdienst tot die tijd nog belasting kan terugvorderen. Het is dus echt belangrijk dat je nog terug kunt kijken of dit klopt et cetera. Als je alles digitaal bewaard, zorg dan dat je een back up hebt van al jouw bestanden en gegevens. Verlies je alles door een brand of crasht de computer? Heel jammer, maar ook dan kom je niet onder de bewaarplicht uit en word je keihard aangepakt. Je riskeert naast een boete ook nog een strafrechtelijke vervolging. Dit kun je voorkomen door je administratie op orde te hebben. Nog belangrijk: de bewaartermijn begint pas te lopen na het boekjaar. Download hier een bewaartermijn overzicht.

Geschreven door Tiffany van der Wal