Systeem in je digitale administratie.

Iedereen heeft weleens dat je iets moet zoeken op je computer.  Maar doordat alles door elkaar staat, of totaal niet logisch, is het lastig te zoeken.  Maar hoe zorg je er nu voor dat je je factuur sneller vindt in je digitale administratie? 

• Mappen

Maak allemaal mappen aan dat zorgt voor overzicht. Voor ieder gezinslid een eigen map, foto’s in een eigen map (eventueel in die map een eigen map met 2020 en dan hier alle foto’s in van dat jaar), werk, belastingdienst, facturen. 

• Foto’s

Met ons mobiel maken we zoveel foto’s. Hierdoor ben je sneller het overzicht kwijt.
Leeg je telefoon daarom geregeld op de pc en sla de foto’s op in verschillende mappen. Zo heb je een overzicht van ieder jaar en bepaalde gelegenheden bij elkaar zoals 16e verjaardag, Kerstmis, geboorte, NK Wedstrijden 2021, Vakantie 2020, Vakantie 2023.  

• Titels

Geef ieder document een naam wat het betreft. Dus jaaropgave 2021, loonstrook april 2020, Als je zorgt dat de naam dus past bij de inhoud van het document helpt het jou beter te zoeken. 

• E-mails

Tegenwoordig versturen de meeste bedrijven alles per e-mail om zo papierverspilling tegen te gaan.  Ook voor je e-mail zijn diverse mappen een must.
Bepaalde bijlagen die je moet bewaren kun je het best opslaan op je pc. Dan kan de e-mail weg. 

Naast de bekende mappen van werk, vakantie, kinderen (per kind een map) is een To Do map ook verstandig. Hier stop je alle e-mails waar je nog actie op moet ondernemen.  Je kunt er ook voor kiezen om deze in je inbox te laten staan.  En dat je een map aanmaak W.o.a. Want vaak wacht je op antwoord

• Nieuwsbrieven & Spam

Ontvang je veel spammailtjes, blokkeer deze dan meteen. Niet alleen verwijderen, maar dus ook aangeven als ongewenst. Nieuwe e-mails van dit e- mailadres wordt dan meteen verwijderd. 

Nieuwsbrieven zijn leuk, maar lees je ze oprecht? Vaak alleen de eerste keer. Daarna verwijder je deze eigenlijk meteen. Dus meld je meteen af van deze nieuwsbrieven. Hoef je ze de volgende keer ook niet te verwijderen. Scheelt je veel rommel in je mailbox.

Wil je een overzichtelijke administratie en weet je niet hoe je dit aanpakt. Volg dan de cursus administratie. Hier leer ik je stap voor stap door middel van dagelijkse opdrachten per email om een overzichtelijke administratie te krijgen en vooral te behouden.

Zorg wel dat je pc geback-upt wordt (liefst dagelijks) voor het geval je pc crasht of een virus krijgt.  Zo weet je zeker dat je je documenten nog hebt.