Realistisch plannen: hoe doe je dat?

Niets is zo demotiverend als een super lange to-do lijst waarvan je de helft niet kunt afvinken. En toch vallen we elke keer weer in die valkuil. Ik heb de laatste paar maanden veel manieren uitgeprobeerd om erachter te komen hoe je een goede planning maakt. Want zeg nou zelf, een takenlijstje die je aan het eind van de dag helemaal kunt afvinken klinkt lekker. Toch? Realistisch plannen: hoe doe je dat? Ik vertel het je in deze blog.

Realistisch plannen: Meten is weten

Ik ben er achter gekomen dat sommige taken veel langer duren dan dat ik van tevoren dacht. Dan had ik bijvoorbeeld staan dat ik in drie uurtjes 5 teksten ging schrijven, een nieuwsbrief versturen en nog een zoekwoordenonderzoek zou doen. En dan was ik na 3 uurtjes bij wijze van net over de helft van mijn taken. Dat is erg demotiverend. Daarom is het belangrijk om je taken te klokken. Daar bedoel ik mee dat je een stopwatch kunt gebruiken om te meten hoelang een taak daadwerkelijk duurt. Pas als je de échte duur van een taak weet, kun je realistisch plannen.

Maar: ook dit is natuurlijk niet helemaal in beton gegoten. De ene dag ben je namelijk productiever dan de andere dag, maar je hebt in ieder geval een realistische richtlijn.

Plannen op papier of digitaal

Een realistische planning kun je niet maken zonder een planner. Je bent vaak of team pen en papier of team digitaal. Ik werk met beide (ja, ik ben een bijzonder persoon). Ik hou van mijn A4 agenda, daar schrijf ik alles in (wat ga ik doen, van hoe laat tot hoe laat, et cetera).

Daarnaast werk ik sinds kort met Trello. Hierin plan ik niet van hoelaat tot hoelaat ik iets ga doen, maar ik heb hier wel mijn taken in staan. Ik heb namelijk meerdere opdrachtgevers, voor iedere opdrachtgever heb ik een bord gemaakt. In dat bord staan de blog onderwerpen die ik de komende maand moet schrijven. Zodra ze geschreven zijn, sleep ik ze naar het bord “klaar”. Ik ben van mezelf heel erg chaotisch en op deze manier heb ik meer overzicht en zie ik precies welke blogs er nog geschreven moeten worden.

Doe kleine taken eerst

Je hebt vast weleens gehoord dat je met een grote, vervelende taak moet beginnen. Eat the frog wordt het ook weleens genoemd. Dan heb je dat maar gehad. Toch is het slimmer om het anders aan te pakken (vind ik). Als je hele kleine taken op je lijstje hebt staan en je begint daar als eerste mee ‘s  morgens, dan kun je direct al een aantal taken afvinken. Hoe lekker is dat? Je komt dan in een positieve vibe en dan kun je beginnen aan een grote, vervelende taak waar je al een tijdje tegenop aan het hikken bent.

Maak je lijst niet te lang

Als jij ‘s morgens 101 taken op je to do lijst ziet staan, zakt de moed je waarschijnlijk direct in de schoenen. Het is daarom slim om -bijvoorbeeld op zondag- een weekplanning te maken. Wat moet er allemaal gebeuren, welke taken hebben prioriteit? Verdeel deze taken vervolgens over de week. Houd ook ruimte voor

spontane inspiratie, zonde als je zo vol gepland zit dat je niks met deze inspiratie kunt doen.

Voordeel van realistisch plannen

Het grootste voordeel van realistisch plannen is dat je rust ervaart. Je weet welke taken je moet doen aankomende week of maand. Alles staat op papier, je kunt iedere dag zo beginnen. Je vergeet hierdoor geen taken en je raakt ook niet gestrest omdat je teveel op je lijstje hebt staan.