Hoe kun je je administratie het beste bijhouden?

Het is belangrijk om je administratie netjes bij te houden, de belastingdienst kan het namelijk tot 5 jaar terug controleren. Als jij eruit wordt gepikt, dan moet je alles kunnen aanleveren. Vroeger hadden we alles in mappen zitten, maar tegenwoordig krijgen we nog weinig via de post. Wat is dan een goede manier om je administratie bij te houden? Ik vertel in deze blog hoe ik het doe.

Fysieke mappen versus digitale mappen

Ik moet bekennen dat -ondanks mijn leeftijd- ik nog steeds team pen en papier ben. Mijn manager was laatst erg verbaasd over het aantal papieren dat ik mee had naar een vergadering, ha ha! En waar ik in het begin erg mijn best deed om alles uit te printen en in mijn map te stoppen, ben ik daar nu mee gestopt. Ik vond het zonde van al het papier en natuurlijk de inkt die ik daarmee verbruikte. Ik heb nu beide. Zakelijke facturen en dergelijke heb ik allemaal in een mapje op de computer staan en alles wat ik via de post krijg doe ik in mappen. De belastingdienst stuurt namelijk nog wel papieren post, bijvoorbeeld over bepaalde belastingen die ieder huishouden moet betalen.

Wanneer doe je je administratie?

Ik had altijd een haat liefde verhouding met de administratie. Ik hield dan een hele tijd niks bij en dan ineens moest ik heel veel gaan ordenen en uitzoeken. Dat doe ik nu anders. Ik ga één keer in de week zitten om alle binnen gekomen facturen te ordenen in mapjes en ik stop dit dan ook in een Excel bestandje. Daardoor heb ik nu veel beter overzicht en als ik iets zoek, is het zo gevonden. Ik heb mapjes gemaakt waarin ik alles per kwartaal bewaar. Dat is ook gelijk handig als ik mijn omzetbelasting moet doen, ik zie namelijk in één oogopslag hoeveel ik heb verdiend, hoeveel BTW ik heb betaald en hoeveel BTW ik moet afdragen. Ook als je geen eigen bedrijf hebt, is het fijn om op deze manier alles te ordenen. Scheelt een hoop stress als je iets moet zoeken!

Hoelang moet je je administratie bewaren?

Zoals hierboven al even benoemd, kan de belastingdienst tot 5 jaar terug controles uitvoeren en naheffingen treffen. Het is dus belangrijk dat je je administratie minimaal 5 jaar bewaard. Elk jaar in januari kun je het weer bijwerken en de administratie wegdoen van het jaar dat 6 jaar geleden is. Er zijn echter wel bepaalde administratie stukken die langer bewaard moeten worden. Gegevens over onroerende zaken moet je namelijk 10 jaar bewaren.

Er zijn ook gegevens waarvan je het maar 2 jaar hoeft te bewaren: jaarrekeningen van gas, water en licht bijvoorbeeld. Ook salarisstrookjes en gegevens van andere verzekeringen mogen na 2 jaar weg.

Ben je een zelfstandige? Dan moet je je administratie tussen de 7 en 10 jaar bewaren, dat is wettelijk verplicht.

Zet het op een USB stick

Ben je je administratie kwijt omdat bijvoorbeeld je computer gecrasht is? Dat is voor de belastingdienst geen reden en hier krijg je dan ook veel problemen mee. Het is verstandig om een dubbele beveiliging door te voeren. Zet bijvoorbeeld je digitale mapjes op een USB stick.
Geschreven door Geldkwebbel.